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Qualora l'impresa abilitata all'installazione e/o alla manutenzione dell'impianto elettrico, idraulico o quello del gas non abbia rilasciato la dichiarazione di conformità, dev'essere l'inquilino stesso a richiederla. Questo poiché la realizzazione e la manutenzione degli impianti sopracitati sono degli atti disciplinati dalla legge italiana. Inoltre, per compilare correttamente la dichiarazione di conformità servono delle nozioni conosciute unicamente dall'impresa interessata al lavoro. Occorre specificare il tipo di materiali utilizzati, le tecniche messe in atto, la data di realizzazione dell'impianto, le date di manutenzione e molto altro ancora. La dichiarazione di conformità viene richiesta dallo sportello unico dell'edilizia che rilascia il certificato di agibilità di un edificio. Tale certificato dev'essere "trasmesso" al momento della vendita dell'abitazione ai futuri inquilini. Altrimenti la casa è da considerarsi inagibile e quindi non vendibile.
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Perché la dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico sia giuridicamente valida, a questa bisogna allegare il progetto firmato da un tecnico abilitato, solo se la potenza del contatore è superiore ai 6 Kw. Nella dichiarazione è possibile specificare anche la presenza di un impianto televisivo. Per quanto concerne la dichiarazione di conformità dell'impianto del gas, anche in questo caso occorre allegare il progetto firmato da un tecnico se la potenza termica complessa fosse superiore ai 50 Kw. Altrimenti basterebbe la firma dell'impresa. Per quanto concerne la dichiarazione di conformità dell'impianto idrico, non è necessario allegare alcun progetto. Al suo posto l'impresa di realizzazione dovrà presentare uno schema dell'impianto con la specificazione dei suoi principali elementi. Infine, per l'impianto di riscaldamento la dichiarazione di conformità si rende necessaria solo nel caso della sostituzione dei radiatori o della caldaia. In caso d'impianti di riscaldamento con canne collettive è necessario allegare il progetto firmato da un tecnico.
Per legge sono previsti vari obblighi che il proprietario dell'edificio ha nei confronti dei vari impianti. Il primo, e forse il più importante, è di mantenere gli impianti in efficienza seguendo le istruzioni d'utilizzo e quelle di manutenzione. Il proprietario ha anche l'obbligo di comunicare all'impresa gli avvenuti guasti, contattandola per svolgere le riparazioni. Sebbene l'impresa sia sempre e comunque responsabile del corretto funzionamento degli impianti, il proprietario ha l'obbligo di non effettuare azioni che possano rivelarsi nocive per lui e per i vicini. Una volta finiti i lavori, il proprietario dell'abitazione ha 30 giorni di tempo per comunicare agli erogatori la dichiarazione di conformità o quella di rispondenza. Lo stesso vale anche per coloro che realizzazione delle modifiche nella potenza delle utenze o nella loro portata. Qualora la comunicazione non dovesse avvenire tempestivamente, la fornitura potrebbe venire interrotta e il proprietario multato per inadempienza agli obblighi di legge.
Qualora il proprietario non fosse in grado di reperire la dichiarazione di conformità, egli potrebbe utilizzare la dichiarazione di rispondenza. Quest'ultima, però, è valida per certificare soltanto gli impianti realizzati prima del 2008. La dichiarazione di rispondenza dev'essere sottoscritta da un tecnico-impiantista oppure da un responsabile dell'azienda che ha svolto i lavoro. Un requisito fondamentale perché la dichiarazione sia valida è che il firmatario abbia svolto almeno 5 anni di professione. Come accade con la dichiarazione di conformità, alla dichiarazione di rispondenza bisogna allegare i vari accertamenti e svolgere i sopralluoghi necessari per verificare l'efficienza dell'impianto. Qualora l'impianto da verificare fosse stato realizzato dopo il 2008 la sostituzione sarebbe inutile e si dovrebbe procedere soltanto contattando l'impresa che realizzato l'impianto, perché essa svolga l'iter e rilasci la dichiarazione di conformità.
Il modulo della dichiarazione di conformità è realizzato dalla Camera di Commercio ed è facilmente trovabile sul relativo sito nella sezione della modulistica. Tuttavia si sconsiglia di compilarlo autonomamente, senza possedere le dovute conoscenze. Difatti non è l'utente a doverlo richiedere, ma è l'impresa a doverlo rilasciare. Nella maggior parte dei casi è l'azienda stessa a fornire il modulo all'utente, che non deve preoccuparsi di scaricarlo e compilarlo. Ciò che deve fare l'utente è avere il modulo originale utile per attestare l'agibilità della casa. Qualora vi fossero delle verifiche sul grado di agibilità si potrebbe mostrare agli enti di controllo una fotocopia, ancor prima della copia originale. In via generale ci devono essere 4 copie della dichiarazione di conformità: una per l'utente, una al committente firmata dal tecnico, una all'installatore (firmata dal committente) e un'altra all'installatore, che la depositerà presso lo sportello per l'edilizia del comune ove è avvenuta l'installazione.
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